Account Teams – udostępnianie danych w Salesforce

Salesforce jest bardzo bezpiecznym środowiskiem pracy, w którym każdy ma dostęp tylko do swoich danych. Czasami jednak występuje potrzeba współpracy z kolegami z zespołu i w takim przypadku przydaje się umiejętność korzystania z Account Team. 

Account Teams to nic innego jak możliwość zarządzania dostępem do rekordów typu Account i powiązanymi z nim obiektami (Contact, Case, Opportunity).

Gdzie znaleźć i jak korzystać z Account Teams?
Otwierając informacje o firmie, którą chcemy udostępnić poszczególnym użytkownikom w Salesforce, przechodzimy do zakładki Related, domyślnie na samym dole listy powiązanych obiektów, będzie interesująca nas funkcjonalność Account Team. 

Po prawej stronie mamy dwa przyciski za pomocą których możemy dodać nowych użytkowników do naszego zespołu: 

Add Default Team- Możemy dodać przypisaną do naszego konta listę użytkowników (Tą opcję przedstawimy na końcu) 

Add Team Member – klikając na ten przycisk otworzy nam się nowe okno…

W którym zaczynając od lewej strony dodajemy:

User- Użytkownika, któremu chcemy dać dostęp

Team Role- Informacja o tym czym zajmuje się dana osoba

Account Access- Z rozwijanej listy mamy do wyboru:

Read/Write – Możliwość edytowania

Read Only – Dostęp tylko do odczytu

Contact, Case, Opportunity- możemy określić dostęp do poszczególnych powiązanych obiektów. 

Private –  Oznacza, że rekordy z tego obiektu nie są widoczne, dla

użytkownika, któremu dajemy dostęp.

W lewym dolnym rogu za pomocą przycisku Add Row dodajemy kolejną linijkę. 

Na samym końcu klikamy Save. 

Na poniższym obrazku widzimy, że nowy użytkownik z dostępem do naszego rekordu jest na liście. 

Klikając na strzałkę obok nazwy użytkownika mamy możliwość usunięcia lub edycji dostępu. 

Po prawej stronie, przy przycisku Add Team Member pojawiła się ikonka rozwijanej listy, klikając w nią, możemy wyświetlić widok listy wszystkich użytkowników w naszym zespole wraz z dostępami ( Team Members Access) oraz usunąć wszystkich użytkowników na raz (Delete All Members) 

Przejdźmy teraz do utworzenia domyślnego zespołu dla naszego konta w Salesforce (Add Default Team). Wykorzystać tą funkcjonalność możemy, jeżeli chcemy określonej grupie użytkowników przydzielić dostęp do więcej niż jednego rekordu na obiekcie Account. 

Prawym, górnym rogu klikamy na ikonę naszego profilu i klikamy Settings. 

Po lewej stronie w wyszukiwarce ( Quick Find ) wpisujemy Advanced User Details, następnie przechodzimy to tej zakładki i skrolującj w dół szukamy opcji Default Account Team. Klikamy Add. 

Otworzy nam się okno z możliwością dodania użytkowników do naszego domyślnego zespołu. Mamy dodatkowo możliwość zaznaczenia kwadracików, które:

Pierwszy od góry- Automatycznie dodaje użytkowników z Default Account Team do utworzonych przez nas Accountów oraz przypisanych Accountów. 

Drugi checkbox – Aktualizuje wszystkie utworzone przez nas Account Teams o użytkowników z Default Account Team. Klikamy Save. I już możemy korzystać z przycisku Default Account Team w celu szybszego dodawania, określonej grupy użytkowników. 

Jeżeli nie widzicie niektórych elementów przedstawionych na obrazkach, poproście swojego administratora o zwiększenie waszych uprawnień, które umożliwią korzystanie z Account Teams. 

Przypisy: 

-Account Teams

https://help.salesforce.com/articleView?id=sf.accountteam_add.htm&type=5

-Default Account Teams

https://help.salesforce.com/articleView?id=sf.accountteam_default.htm&type=5

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *